Cada vez mas empresas utilizan Office 365, ¿qué es y para qué sirve?

Office 365 es una evolución natural de la clásica Microsoft Office que se ha actualizado y adaptado para clientes empresariales y también hogares

La suite ofimática Microsoft Office lleva ya mucho tiempo entre nosotros. La mayoría de usuarios la usa o ha usado en alguna ocasión en su ordenador. Aunque con el paso del tiempo también han evolucionado y se han ido adaptando a lo que los usuarios necesitan. Por eso, Microsoft creó hace un tiempo Office 365.

Qué es y para qué sirve Office 365

Seguramente sea un nombre que os suene a muchos de vosotros. Aunque es posible que no todo el mundo sepa qué es y para lo que sirve. Por eso, a continuación os contaremos todo sobre Office 365. Y puede que haya personas que descubren que es algo de utilidad para ellos.

¿Qué es Office 365?

Se trata de una herramienta que nos permite crear, acceder y compartir documentos de Word, Excel, OneNote y PowerPoint. En este sentido no presenta cambios con un paquete Office normal, pero la diferencia está en que puedes acceder a todos los programas en tiempo real. Además, podemos acceder desde cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet y OneDrive.

Además de estos programas, también tenemos una serie de herramientas adicionales. Podemos tener acceso al correo electrónico, mensajería instantánea, videoconferencias, pantallas compartidas, almacenamiento en la nube, calendarios… Por lo que tenemos una gran cantidad de herramientas que nos permiten trabajar con total comodidad.

Office 365 es algo que se usa en empresas, ya que nos permite poder trabajar en documentos de forma compartida. Varias personas al mismo tiempo pueden editar documentos. Ideal si hay personas trabajando en distintos lugares del mundo.

Por lo general, las aplicaciones de escritorio se pueden usar hasta en cinco dispositivos (en su versión para hogar). Ya sea ordenador, tablet o un smartphone. De esta manera, estés donde estés, vas a tener acceso a tus documentos o a los archivos que se hayan almacenado en la nube de una manera muy cómoda. Además, en cuanto a correo tenemos la posibilidad de adjuntar archivos de hasta 25 MB y tenemos protección ante correos spam o maliciosos.

También hay que mencionar que Office 365 se actualiza de forma frecuente. Por lo que de manera habitual nos encontramos con nuevas funciones en el software. Todas ellas nos permiten hacer un uso más eficiente de estas herramientas. Versiones de Office 365

Dada la naturaleza del producto, que nos permite acceder a los documentos en cualquier momento siempre y cuando tengamos conexión a Internet, es una opción que tiene bastante popularidad en empresas. Ya que permite a trabajadores de diferentes áreas trabajar juntos en proyectos o si hay personas que están de viaje, poder consultar siempre cambios en un documento.

Aunque Office 365 ha ido creciendo con el paso del tiempo y han surgido diversas versiones de este software. En la actualidad tienen varias versiones para hogar y otras para empresas. De forma que en función de las necesidades se puede elegir la que más conviene. Dentro de la categoría para hogar, nos encontramos con tres versiones diferentes:

• Office 365 Hogar: 99,00 euros al año
• Office 365 Personal: 69 euros al año
• Office Hogar y Estudiantes 2016 PC: 149 euros (pago único)

Cada una de las opciones nos ofrece unas características adicionales, por lo que en función de las necesidades y el uso que le vayamos a dar, hay una opción que nos conviene más. Como podéis ver, en la mayoría de casos los pagos son anuales. Aunque tenemos también la posibilidad de pagar mensualmente, pero esto suele ser algo más caro.

También tienen varias versiones de este software para empresas. En función del tamaño de la empresa o el número de personas que vayan a hacer uso de estos servicios nos encontramos con varias opciones. Nuevamente, depende del uso y especialmente del tamaño de la empresa a la hora de elegir una u otra. Estas son las tres opciones:

• Office 365 Empresa: Desde 8,80 euros al mes por usuario
• Office 365 Empresa Premium: Desde 10,50 euros al mes por usuario
• Office 365 Empresa Essentials: Desde 4,20 euros al mes por usuario

Como es lógico, cada versión incluye unas características diferentes. Por lo que depende de lo que la empresa quiera usar, conviene más una versión u otra. Aquí se pueden consultar todas las funciones que ofrecen las diversas versiones, tanto para hogar como para empresa.

Cualquiera de las dos opciones permite tener acceso durante 1 año a estas aplicaciones:

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• Microsoft OneNote
• Microsoft Outlook
• Microsoft Publisher (sólo para PC)
• Microsoft Access

Adicionalmente ofrecen durante ese año 1 TB en la nube de One Drive y 60 minutos al mes por usuario en Skype para teléfonos fijos y móviles.

Ventajas de Office 365

Se trata de una opción que destaca especialmente por permitir a los usuarios acceder desde cualquier lugar a sus documentos. Algo que da bastante comodidad. Ya que no importa dónde te encuentres, vas a poder tener acceso y trabajar cómodamente. Basta con tener acceso a Internet para poder trabajar en alguno de los programas de la suite.

Para empresas es una buena opción porque ofrece todos los servicios en un único paquete. De forma que además de los programas para crear documentos, tenemos muchas herramientas adicionales. Todo pensado para que el trabajo sea más cómodo. Desde poder hacer videoconferencias a almacenar archivos en la nube. Funciones como estas son de enorme utilidad para los trabajadores de una empresa.

Además, los usuarios pueden elegir por una suscripción anual de Office 365 o una mensual. Puedes pagar mes a mes (aunque es algo más caro). Algo que puede resultar ideal si sólo necesitas hacer uso de estos servicios unos meses. Así no te ves obligado a optar por una suscripción anual. Aunque esta opción no se encuentra disponible en todas las versiones.