Antes de compartir un fichero o archivo deberías eliminar los metadatos

El concepto de metadatos hace referencia a datos que van junto a un fichero o documento, lo describen y no se ven a simple vista. Por ejemplo, para el caso de una fotografía tomada con un teléfono móvil tendremos, por una parte, el contenido de la fotografía (los 0 y 1 que conforman la imagen), y por otra, los metadatos, es decir, las coordenadas GPS donde fue tomada, el nombre de la cámara o si la imagen ha sido editada, entre otros.

En el caso de documentos ofimáticos creados con un editor de texto, hoja de cálculo o presentación, por ejemplo, los metadatos que generan estos programas suelen consistir, entre otros, en el nombre del autor del documento, la ruta interna en la que estaba alojado el archivo, el nombre de la organización y otros campos similares con información privada o interna de la empresa. De este modo, al enviar estos archivos a clientes y proveedores, si no borramos antes estos metadatos, estamos proporcionando una información extra que no sabemos cómo puede ser utilizada, en caso de caer en manos malintencionadas.

Si deseas hacer una prueba de la información que puedes estar compartiendo desde tu empresa, sigue el siguiente proceso. Escoge un documento de texto que tengas guardado en tu equipo de trabajo.

Haz clic sobre él con el botón derecho y elige la opción "Propiedades". En la ventana que se abre a continuación clica en "Detalles" para ver los metadatos que acompañan a ese documento.

Si has realizado esta prueba, seguramente te hayas dado cuenta de que estabas compartiendo ciertos datos que antes te pasaban desapercibidos. Si a partir de ahora prefieres enviar todos tus documentos limpios de metadatos, busca la herramienta que más se adecue en cada caso.

Antes de comenzar ten en cuenta que aunque en Internet existen muchas páginas web para eliminar los metadatos de los archivos, recomendamos no utilizarlas, pues tendrás que enviar o subir tus documentos con información sensible a un tercero (el dueño de la página) y desconoces si los va a tratar con confidencialidad o si va a utilizarlos para otros fines.

Eliminar metadatos en documentos ofimáticos de Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint)

1.- Para eliminar los metadatos de un archivo creado con Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint), en primer lugar, es necesario guardar el documento. Abre el documento y haz clic en el menú "Archivo".

2.- Para eliminar los metadatos de un archivo creado con Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint), en primer lugar, es necesario guardar el documento. Abre el documento y haz clic en el menú "Archivo".

3.- Aparecerá un cuadro de diálogo con varias opciones, todas seleccionadas. Deja marcada únicamente la opción "Propiedades del documento e información personal" y, a continuación, pulsa en el botón "Inspeccionar".

4.- El resultado es una ventana que nos advierte de que nuestro documento posee información personal en los metadatos. Para eliminarlos hacemos clic en "Quitar todo" y en "Cerrar" para finalizar. Ahora nuestro documento estará limpio de metadatos.

Eliminar metadatos en documentos ofimáticos de LibreOffice

1.- Para eliminar los metadatos de un archivo creado con LibreOffice abre el documento, haz clic en el menú "Herramientas" y después en "Opciones". Para este ejemplo hemos utilizado una hoja de cálculo, pero el proceso es análogo para el resto de archivos creados con las demás aplicaciones LibreOffice.

2.- En la siguiente ventana selecciona "Seguridad" y haz clic en el botón "Opciones".

3.- En el siguiente cuadro de diálogo marca "Eliminar información personal al guardar" y clica en "Aceptar".

4.- Una vez realizado este proceso, ya puedes guardar tus documentos sin que contengan datos personales.

En un archivo ya guardado

1.- Para eliminar los metadatos de archivos ya existentes abre el documento en cuestión, haz clic en el menú "Archivo" y seguidamente en "Propiedades". Se abrirá una nueva ventana.

2.- En la pestaña "General" haz clic en "Restablecer" y, a continuación, deselecciona la casilla "Utiliza datos de usuario". Finaliza el proceso en el botón "Aceptar".

Eliminar metadatos en documentos PDF utilizando Adobe Acrobat Professional

1.- En primer lugar, abre el PDF con Adobe Acrobat Professional y en el menú "Archivo" elige la opción "Propiedades".

2.- En la nueva ventana que se visualiza selecciona la pestaña "Descripción" y pulsa el botón "Metadatos adicionales".

3.- Dentro de la nueva ventana, en la parte superior izquierda, pulsa en "Avanzado". Selecciona cada una de las líneas que aparecen en la parte derecha de la ventana y pulsa el botón "Eliminar" después de repetir el proceso para cada una ellas. Una vez terminado, clica en "OK" para volver al documento.

Ahora que eres consciente de la información que puedes estar compartiendo a través de los metadatos, no tienes excusa para poner en práctica alguno de estos métodos y eliminarlos.